协同OA系统业务接待管理解决方案

泛微数字化办公专家 发表于 2019/09/27 16:44:38 2019/09/27
【摘要】 OA通过电子化流程审批,改变原先纸质审批、人工询问的繁琐过程,实现企业客户来访接待流程、记录,到招待费用报销全面一体化管理……

一家公司的专业度、规范性体现在方方面面,尤其是外来客户来访时,不仅对外能够展现公司的企业文化和服务水平,对内来说,能够落地公司制度和提高内控水平。

很多公司为了保障安全,有着严格的门禁管理制度,要求所有来访人员都要进行登记。

在传统方式下,有人员来访时,门卫首先进行电话确认,确认后登记身份证件并发放临时工牌后方可放行准入。甚至有时会要求接待负责人现场到门卫处迎接来访者,程序繁琐,造成了大量的时间浪费。

因此,OA通过电子化流程审批,改变原先纸质审批、人工询问的繁琐过程,实现企业客户来访接待流程、记录,到招待费用报销全面一体化管理。

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(业务招待管理整体架构)

客户来访功能场景亮点

一、来访信息事前备案

来访者与接待人员、接待组成员之间的信息不通,是导致沟通效率低的重要原因。

现在,客户接待负责人员与来访者进行确认,充分了解来访者信息,并在OA系统中导入来访者信息及来访事项安排申请:

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(客户来访申请单)

1)来访者信息:需准确了解来访者姓名、职务、联系电话等信息,并录入系统。

2)事由及安排:清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等。

3)需准备资源:需确认接待所需资源,包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求。

在客户来访申请流程表单中写明来访具体信息,发起流程后经相关领导审批后可办理筹备事宜。

二、业务招待费用透明化管控

业务招待费是指企业为生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用,加强控制和规范业务是企业招待费管理的重点工作。

OA通过建立标准化的费用管理体系,公司各部门每年、每月可能发生的业务招待费预算在系统中动态掌控。

1、设定接待标准

将接待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型,每个参观类型都有对应的标准,实现费用管理精细化、标准化,避免在业务招待上钱账不清,导致贪污。

2、申请借款流程

来访申请通过之后自动生成接待清单。在完成接待申请之后,自动触发借款流程,费用小助手将预算情况自动带出,还有多少预算可用、还有多少预算未还清等信息清晰可见。

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(业务招待预算申请)

并且可以在一张业务招待预算申请单中,实现多种招待类型(住宿、交通、餐饮等)在同时完成预算申请。

根据招待类型的选择不同,表单展现不同。当选择就餐时,只显示就餐相关内容、当选择住宿时只显示住宿相关内容等,从而简化用户界面。同时将接待申请里面的信息自动汇总到接待清单里,保证接待费用透明化、清晰化。

3、招待费用报销

报销流程关联业务招待费事前申请,报销信息从事前申请联动带出,根据是否报销完成,来判定是否释放剩余的已冻结预算

此外存在着多笔招待费用一次报销的情况,因此为了提高报销效率、简化报销流程,泛微费用报销流程支持一次关联多个报销单。

财务可很方便的统计出各部门的费用明细,可有效解决统一结算的费用分摊问题。

三、来访接待过程智能化

1、来访提醒

在系统中将来访接待信息录入后,自动提醒与本次接待有关的人员,相关人员根据流程内容可快速进行来访准备。

同时来访者也能收到系统自动发送的邀请短信和二维码,在进入公司时向门卫出示即可。

2、来访身份验证

为了防止无关人员混入公司,门卫大多会问“请问您找谁?”、“请打个电话确认一下”、“请打电话让对方来接”等问题,但造成了流程的繁琐和工作效率的低下。

OA通过身份验证等功能解决门岗准入放行所带来的工作效率问题。

1)身份验证:当来访者到达公司时只需出示短信通知,门卫工作人员通过系统,根据短信通知中的预约号,可直接查询到来访者相关信息,不需要打电话,即可确认来访者的信息。

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(来访信息验证)

同时,来访者的短信提示包括来访地点、接待人电话以及进入公司需要所遵循的有关规定。

2)登记准入:门卫确认短信信息之后,扫描来访二维码,直接通过系统,记录下该来访者的实际来访时间。

离司确认:来访者办理完成相关事项后,离开时门卫可通过终端设备再次扫描来访短信中二维码并确认,即可完成来访者的离司。

3、来访记录档案

客户接待结束之后,业务接待费实际花费多少、客户实际的来访时间等情况如何记录下来进行复盘,泛微通过台账功能,形成来访记录档案。

由于客户来访通过流程进行驱动,待流程审批完成之后自动形成客户来访档案库,客户来访信息自动导入。

客户来访后,将业务接待产生的费用进行报销,每张发票关联报销流程,具体用了多少,清晰可知。

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(客户来访记录台账)

后续若是有问题可以及时追踪,并且能够根据台账,统计客户来访次数、频率、接待费用等数据。

户来访应用场景价值

泛微客户来访应用,帮助企业快速处理来访和接待事宜,确保客户来访接待工作有计划、规范化、效率高。

以线上流程审批、线下扫描接待预约码,实现了客户来访的智能化、规范化,助力公司上下办公信息化。

同时,OA能够对客户接待标准进行全程透明化的把控,避免出现铺张浪费等行为,有利于落实公司制度,保证公司资产安全。

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