《Word/Excel/PPT 2019完全自学教程 : 视频讲解版 》 —1.4.2　使用云共享

1.4.2　使用云共享

Office 2019提供了邀请他人查看、编辑文档及利用电子邮件发送文档的功能，用户利用这些功能可以将自己的计算机中保存的文档与其他人共享。

1．邀请他人查看或编辑文档

要想在Office 2019中邀请他人查看或编辑指定的文档，首先需要将该文档保存到OneDrive网盘中。

原始文件：下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx

最终文件：无

步骤01

 单击“共享”命令。打开原始文件，按照上一小节中的方法保存文档到网盘，单击“文件”，在弹出的“文件”菜单中单击“共享”命令，如图1-84所示。

步骤02

 选择“与人共享”。接着在右侧的“共享”界面中单击“与人共享”选项，如图1-85所示，邀请他人共享该文档。

步骤03

 选择“保存到云”。在右侧的“与人共享”界面中单击“保存到云”按钮，如图1-86所示。

图1-84                             图1-85                                图1-86

步骤04

 选择要保存的文件夹。切换至“另存为”界面，单击“OneDrive-个人”选项，然后在右侧选择要保存的文件夹，如图1-87所示。

步骤05

 设置文档的名称。弹出“另存为”对话框，输入文档名称，如图1-88所示，然后单击“保存”按钮。

图1-87                               图1-88

步骤06

 单击“与人共享”按钮。单击“保存”按钮后，返回文档。执行“文件>共享”命令，在“与人共享”界面中单击“与人共享”按钮，如图1-89所示。

步骤07

 发送邮件共享。弹出“共享”窗格，在“邀请人员”下的文本框中输入邮箱地址，选择“可编辑”选项，输入内容，单击“共享”按钮，如图1-90所示。

图1-89                                   图1-90

2．作为电子邮件附件发送

在Office 2019中若要以电子邮件方式共享文件，需要在计算机中安装Outlook 2019组件。

原始文件：下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx

最终文件：无

步骤01

 选择“作为附件发送”。打开原始文件，按照上一小节介绍的方法打开“共享”界面，单击“电子邮件”选项，然后在右侧单击“作为附件发送”按钮，如图1-91所示。

步骤02

 输入收件人和邮件内容。系统自动启动Outlook 2019，在界面中输入收件人邮箱地址和邮件内容，然后单击“发送”按钮，如图1-92所示，即可将该文档以附件的形式发送到指定收件人的邮箱中。

图1-91                                   图1-92

 助跑地带—分享获取的共享链接

当共享的人过多时，通过“邀请他人查看或编辑文件”操作无法快速实现共享，此时可通过获取共享链接，然后将该链接发送给共享的人，让他们通过该链接查看或编辑指定文档。获取共享链接的具体操作方法如下。

原始文件：下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx

最终文件：无

（1）选择获取共享链接。打开原始文件，将文件保存到OneDrive网盘中后，打开“共享”界面，单击“电子邮件”选项，在右侧界面中单击“发送链接”按钮，如图1-93所示。

（2）发送共享链接。弹出邮件编写界面，在邮件中可以看见链接地址，输入收件人邮箱地址，单击“发送”按钮，如图1-94所示。

图1-93                                            图1-94

同步实践 创建并发送会议议程文档

通过本章的学习，相信用户已经初步认识了Word 2019、Excel 2019、PowerPoint 2019三个组件的工作界面，并且学会了自定义功能区和自定义快速访问工具栏按钮，掌握了三大组件的基本操作方法，如新建、保存、打开及关闭操作。下面通过创建并发送“会议议程”来巩固本章所学知识。

原始文件：无

最终文件：下载资源\实例文件\第1章\最终文件\会议议程.docx

步骤01

 启动Word 2019组件。单击“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中单击“Word”命令，如图1-95所示。

步骤02

 选择模板类型。在启动后的开始屏幕搜索框下单击“业务”按钮，如图1-96所示。

步骤03

 选择模板创建文档。在搜索结果中选择要使用的模板，如“正式会议议程”，如图1-97所示。

图1-95                         图1-96                            图1-97

步骤04

 单击“保存”按钮。更改创建的文档的内容，单击左上角的“保存”按钮，如图1-98所示。

步骤05

 选择保存到计算机。在右侧的“另存为”界面中单击“这台电脑”选项，如图1-99所示。

步骤06

 选择保存位置。在右侧的“这台电脑”界面中选择要保存文档的文件夹，如图1-100所示。

图1-98                         图1-99                                图1-100

步骤07

 保存文档。弹出“另存为”对话框，在“文件名”文本框中输入文档名称，如图1-101所示，单击“保存”按钮。

步骤08

 共享文档。保存完毕后单击左上角的“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“共享”命令，如图1-102所示。

图1-101                                     图1-102

步骤09

 选择将文档作为附件发送。在右侧的“共享”界面中单击“电子邮件>作为附件发送”按钮，选择将文档作为附件发送，如图1-103所示。

步骤10

 输入邮箱地址和邮件内容。系统自动启动Outlook 2019，在界面中输入收件人的邮箱地址和邮件内容，然后单击“发送”按钮，即可将其发送给指定收件人，如图1-104所示。

图1-103                                 图1-104