《Excel公式、函数与图表案例实战从入门到精通 》 —1.1.2　用分列功能编辑数据

1.1.2　用分列功能编辑数据

下面介绍如何使用Excel中的分列、复制和粘贴功能编辑员工的联系方式数据，并使用不同的公式对表格中的数据进行计算，从而快速解决表格中数据的提取、升位等问题。

步骤01

　启用分列功能。选中工作表“原始资料”中的单元格区域G2:G9，在“数据”选项卡下的“数据工具”组中单击“分列”按钮，如下图所示。

步骤02

　选择文件类型。弹出“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，在“原始数据类型”选项组下单击“分隔符号”单选按钮，如下图所示，单击“下一步”按钮。

步骤03

　设置分隔符号。跳转至“文本分列向导-第2步，共3步”对话框，勾选“其他”复选框，在“其他”右侧的文本框中输入“、”，如下左图所示。输入完成后，单击“下一步”按钮。

步骤04

　设置列数据格式。跳转至“文本分列向导-第3步，共3步”对话框，单击“文本”单选按钮，设置“目标区域”为单元格G2，如下右图所示。设置完成后，单击“完成”按钮。

步骤05

　设置分列标题。返回工作表，即可查看数据分列显示效果，在单元格H1中输入标题内容“手机”，并设置相关格式，如下图所示。

步骤06

　复制数据。选中工作表“原始资料”中的单元格区域H2:H9，在“开始”选项卡下的“剪贴板”组中单击“复制”按钮，如下图所示。

步骤07

　粘贴数据。选中工作表“员工联系名单”中的单元格E3，在“开始”选项卡下的“剪贴板”组中单击“粘贴”下三角按钮，在展开的列表中选择“值”选项，如下图所示。

步骤08

　查看数据效果。选定的数据被粘贴到指定位置，适当调整列宽后的效果如下图所示。

步骤09

　获取固定电话。接下来使用函数公式处理员工固定电话数据，将电话区号和电话号码用“-”分隔开。在工作表“员工联系名单”的单元格D3中输入公式“=LEFT(原始资料!G2,3)&"-"&RIGHT(原始资料!G2,8)”，如下左图所示。按下【Enter】键，计算公式结果。

步骤10

　查看计算结果并复制公式。查看单元格D3中显示的公式计算结果，然后向下复制公式，获取各个员工的固定电话，并调整D列列宽，效果如下右图所示。（步骤09中的公式未考虑区号为4位的情况，在学习后续内容后，读者可自己改进此公式。）

重点函数介绍：LEFT函数

LEFT函数用于从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。其语法结构为LEFT(text,num_chars)。参数text指定要提取字符的字符串；参数num_chars指定需要提取的字符数，如果忽略，则默认为1。

重点函数介绍：RIGHT函数

RIGHT函数用于从一个文本字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符。其语法结构为RIGHT(text,num_chars)。参数text指定要提取字符的字符串；参数num_chars指定需要提取的字符数，如果忽略，则默认为1。

步骤11

　插入函数。接下来对员工工号进行升位处理，在工作表“原始资料”的I列中新增“升位后工号”标题，并设置相关格式，在单元格I2中输入“=REPLACE()”，单击“插入函数”按钮，如下图所示。

步骤12

　设置函数参数。弹出“函数参数”对话框，设置相应的参数值，如下图所示。设置完成后，单击“确定”按钮。

重点函数介绍：REPLACE函数

REPLACE函数用于将一个字符串中的部分字符用另一个字符串替换。其语法结构为REPLACE

(old_text,start_num,num_chars,new_text)。参数old_text指定要进行字符替换的文本；参数start_num指定要替换为new_text的字符在old_text中的起始位置；参数num_chars指定要从old_text中替换的字符个数；参数new_text指定用于在old_text中进行替换的字符串。

本实例中的公式“=REPLACE(A2,2,2,100)”表示用“100”替换从员工工号中第2个字符开始的2个字符。

步骤13

　查看升位结果。返回工作表，即可看到单元格I2中已显示升位工号，复制公式，计算其余员工的升位工号，结果如下图所示。

步骤14

　复制粘贴员工工号。将工作表“原始资料”中升位后的员工工号复制粘贴至工作表“员工联系名单”的相应位置，如下图所示。