《Office 2019高效办公三合一从入门到精通 : 视频自学版》 —2.3.3修订文档

2.3.3修订文档

如果要跟踪对文档的所有修改，了解修改的过程，可启用修订功能来修订文档。

原始文件：下载资源\实例文件\02\原始文件\使用批注.docx

最终文件：下载资源\实例文件\02\最终文件\修订文档.docx

步骤01

启用修订

打开原始文件，在“审阅”选项卡下单击修订”组中的“修订”下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“修订”选项，如下图所示。

步骤02

查看修订文本的效果

此时进入修订状态，用户可以参照批注对文档进行修改，删除和插入的内容均会被标记出来，如下图所示。

步骤03

打开审阅窗格

如果要查看修订的内容，可在“修订”组中单击“审阅窗格”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择审阅窗格样式，如单击“垂直审阅窗格”选项，如下图所示。

步骤04

查看修订的明细

此时在文档的左侧显示了垂直审阅窗格，在该窗格中可以查看所有的批注内容和修订内容，如下图所示。

接受修订

如果确认文中的修订均正确，在“更改”组中单击“接受”下三角按钮，在展开的列表中单击“接受所有修订”选项，如右图所示。

步骤06

查看接受修订的效果

此时接受了所有修订，修订的标记被清除，如下图所示。

有时文档可能会被多个审阅者修订，若要进行文档修改就比较麻烦，此时可以使用“合并”文档功能将多个修订合并到一个文档中。只需要在“审阅”选项卡下单击“比较”按钮，在展开的下拉列表中单击“合并”选项，弹出“合并文档”对话框，设置原文档和修订的文档后，单击“确定”按钮即可。

生存技巧　合并多位审阅者修订的文档

步骤07

删除批注

完成修订后，文档中的批注就没用了，在“批注”组中单击“删除”下三角按钮，在展开的列表中单击“删除文档中的所有批注”选项，如下图所示。

步骤08

退出修订状态

此时文档中的所有批注被删除。最后在“修订”组中单击“修订”按钮，结束文档的修订状态，如下图所示。

在Word中，默认的批注和修订格式是可以更改的。在“审阅”选项卡下单击“修订”组中的对话框启动器，弹出“修订选项”对话框，单击其中的“高级选项”按钮，在弹出的对话框中可自定义插入和删除内容的标记样式和颜色、批注框样式等。

生存技巧　更改批注和修订选项