《Office 2019高效办公三合一从入门到精通 : 视频自学版》 —1.3.2文件的打开与保存
1.3.2文件的打开与保存
打开文件有两种方法:一种是使用对话框打开,另一种是通过“最近使用的文件”列表打开。打开并使用文件后,可对文件进行保存或另存为操作。下面同样以Excel 2019为例进行讲解。
1 打开文件并保存文件
在“打开”对话框中可以打开需要查看或编辑的文件。如果要保存修改后的文件,可以使用“保存”命令。
原始文件:下载资源\实例文件\01\原始文件\员工一览表.xlsx
最终文件:下载资源\实例文件\01\最终文件\员工一览表.xlsx
步骤01
单击“打开”命令
打开一个空白工作簿,在“文件”菜单中单击“打开”命令,在右侧的面板中单击“浏览”按钮,如下图所示。
步骤02
选择要打开的文件
弹出“打开”对话框,选择需要打开的工作簿,如“员工一览表”工作簿,单击“打开”按钮,如下图所示。
步骤03
保存文件
此时即打开了工作簿,用户可以在工作簿中修改工作表,修改完成后,在快速访问工具栏中单击“保存”按钮,如右图所示,即可保存修改后的工作簿,工作簿的名称和保存路径不变。
小提示
在“文件”菜单中单击“保存”命令或按组合键【Ctrl+S】,也可以保存文件。
Office各组件默认的文件保存位置是“C:\Users\Administrator\Documents\”,如果该位置不符合用户的实际需求,则每次保存文件时都要重新设置保存路径。为了快速保存文件,可以更改默认保存位置。只需要单击“文件”按钮,在弹出的菜单中单击“选项”命令,在打开的对话框中切换至“保存”选项面板,勾选“默认情况下保存到计算机”复选框并设置“默认文件位置”的路径,再单击“确定”按钮即可。
生存技巧 设置默认保存位置快速保存文件
与设置默认保存路径相似,用户还可以设置各组件的默认保存格式。在任意组件界面单击“文件”按钮,在弹出的菜单中单击“选项”命令,在弹出的对话框中切换至“保存”选项面板,在“将文件保存为此格式”下拉列表中选择需要的保存格式选项,单击“确定”按钮,之后就会默认以新设置的格式保存文件。
生存技巧 设置默认保存格式快速保存文件
2 打开最近使用的文件并另存文件
“最近使用的文档”列表列出了最近使用过的文件,以方便用户快速打开。打开并编辑文件后,如果既要保持原文件不变,又要保存已做的修改,则需使用“另存为”命令。
原始文件:下载资源\实例文件\01\原始文件\员工胸卡制作.xlsx
最终文件:下载资源\实例文件\01\最终文件\员工胸卡制作1.xlsx
步骤01
打开文件
启动Excel 2019,在开始屏幕左侧的“最近使用的文档”列表中单击要打开的文件,如“员工胸卡制作.xlsx”,如下图所示。
步骤02
另存文件
此时打开了最近使用的文件“员工胸卡制作.xlsx”,对文件进行修改后,可以在“文件”菜单中单击“另存为>浏览”命令,如下图所示。
步骤03
设置保存参数
弹出“另存为”对话框,设置好保存文件夹后,在“文件名”文本框中输入新的文件名称,单击“保存”按钮,如下图所示。
步骤04
查看另存为的效果
此时修改后的工作簿被另存为一个新的工作簿,可以看见标题栏中工作簿的名称发生了改变,如下图所示。
在Windows 10操作系统中,在文件资源管理器的“查看”选项卡下单击“预览窗格”按钮,如右图所示,在窗口右侧就会出现预览窗格。此时选择某一文件,预览窗格中就会显示该文件的内容。这一功能对于在众多文件中查找需要的文件很有帮助。
生存技巧 在文件资源管理器中预览文件内容
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