【愚公系列】2023年12月 智能制造理论篇-项目管理之项目经理的重要性
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🚀前言
项目管理是一种系统性的方法和技术,用来规划、执行、控制和收尾项目,以达成项目的目标。它包括项目计划、资源管理、风险管理、时间管理、成本管理、沟通管理等方面。项目管理通常包括定义项目目标、确定可行性、制定项目计划、分配任务、整合资源、监测进度和成果等活动。通过对项目的合理规划以及有效的执行和控制,项目管理能够确保项目能够按计划完成,并满足客户的需求和期望。
🚀一、项目管理之项目经理的重要性
随着组织管理不断进化,项目管理的应用领域日益广泛,从企业质量改进和产品研发,到跨越世纪的大型工程项目。在我们日常生活中,项目处理已成为家常便饭。通常,组织和管理层仅将一系列任务简单地总结,并按顺序执行。然而,当信息受限或不精确,因果关系不确定时,就需要更全面和详尽的方法。特别是在风险高且时间紧迫的情况下,这一点变得尤为关键。在这种情况下,一次性地确保工作质量至关重要。这意味着必须非常谨慎地完成前期工作,甚至愿意延长项目的起始阶段,以便通过降低前期成本为后期修正留出更多的时间和资金。尽管减少前期费用的做法看起来可能是一个不错的主意,但它也可能导致不良后果和影响。有经验的人通常会告诉您,从长远来看,在项目初期增加5名工程师的做法比在项目即将结束时增加50名工程师更有助于节约成本和问题解决。
谈到项目管理,不可忽视人的重要性,尤其是项目经理的关键角色。项目经理的职责和绩效往往决定了项目的最终成果。
🔎1.聊聊项目管理
项目是指为完成一项非常规的、低产量的特定任务而进行的一种组织性活动。项目管理则是针对实现特定目标而进行的一次性活动。其过程和结果的评估取决于几个关键因素,其中包括技术(规范、绩效、质量)、时间(期限、关键节点)、成本(总投资、资金需求)、利润、资源利用以及市场接受程度。
在项目生命周期中,项目会经历不同阶段,这些阶段的命名可能因项目规模、复杂性以及组织惯例的不同而有所差异。尽管各阶段的名称可能有所不同,但一些代表性阶段可总结如下:
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概念设计阶段:这个阶段是项目的起始点,组织在这个阶段意识到项目的潜在需求或者是为了满足客户要求而进行计划。
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前期开发阶段或系统初步设计阶段:项目经理(特别是在复杂项目中,整个项目团队可能都参与)在此阶段规划项目的初步进度和预算。
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细节设计阶段、生产阶段和结束阶段:一旦项目方案得到批准,项目进入更详细的设计、实际生产以及最终的完成阶段。"
项目生命周期的五个阶段随着时间的推移展开。每个阶段的成本取决于其特性,但通常来说,生产阶段通常占据预算的主要部分。然而,在实际工作开始之前,前期开发和细节设计阶段占用了大部分预算,尽管它们在目标确定、绩效评估和项目计划中的重要性不容忽视。在缺乏适当资源计划的情况下,急于启动项目并进入“真正的工作”——即尽早开始生产(或执行)阶段,可能会直接导致高成本和进度风险。
🔎2.聊聊项目经理
在面对不确定性、经验有限和数据收集困难的情况下,项目管理融合了艺术、科学和逻辑思维。一位优秀的项目经理需要熟悉多个学科和技术领域。因为大多数项目涉及技术、财务、市场和组织等方面,这些问题往往会成为计划失败的潜在因素,因此广泛的知识储备显得尤为重要。
项目经理的角色可能从项目生命周期的不同阶段开始。有些项目经理可能从项目初期参与,帮助选择项目、组建团队并进行合同谈判。另一类项目经理可能在后期介入,执行起初并未参与制定的计划。无论何时,项目经理都需要处理一些基本问题,如设计进度、预算、资源分配、资源管理、人际关系和谈判。
对项目经理而言,最关键也是最具挑战性的工作之一是在关注整体大局的同时,不忽视任何微小的关键细节。在需要做出决策时,项目经理必须权衡各方面因素。常见问题包括“相对于进度,预算的重要性有多大?”以及“为避免延期,是否应愿意在保持进度和预算不变的情况下,增加资源投入,或者容忍执行过程中的细微偏差?”
一些技能可以通过培训获得,而另一些需要在实践和经验积累中逐步获取。项目管理协会确认了项目经理必须掌握的六类基本职能:
- 通过充分详细定义项目范围和所需工作,使其易于理解,并在需要时进行纠正措施。
- 管理参与项目的人力资源。
- 负责有效沟通,确保及时通知相关部门,并获得足够信息以保障项目正常进行。
- 通过计划和遵循进度安排,有效管理时间。
- 管理质量,以确保项目成果令人满意。
- 管理成本,以有效地按预算执行项目。
项目管理是一项复杂且充满挑战的任务。由于项目通常属于一类活动,很少有可供参考的经验、常规工作关系或已形成的程序可供参考。因此,项目经理需要协调不同努力和活动,以实现项目目标。来自组织不同领域和部门的成员可能会在项目不同阶段参与,这些人可能从未共同合作过。同时,不熟悉项目的分包商也可能参与并承担主要任务。因此,项目经理利用有效的手段来识别和沟通计划活动及其内在关系至关重要。基于计算机的计划进度安排和监控系统通常是关键所在,如关键路径法(CPM)和项目评估审查技术(PERT)等网络技术。
项目经理负责确保任务按时、按预算完成,但通常对实际执行工作的成员没有正式权力。因此,项目经理必须对所有工作有实质性的理解,依靠协商和说服能力来影响分包商、专业人员和专家。下图总结了一个项目经理所需的典型能力,以及客户、分包商和高层管理之间的复杂关系。
当项目经理面临着客户需求变更、管理层对成本超支和进度延误的担忧,以及团队成员忠诚度下降等诸多挑战时,他们犹如在一场强压风暴中引领前行的指路明灯。在这样的压力下,项目经理最关键的技能之一是能够在互相矛盾的要求中取得最佳平衡点,有效权衡各方利益,以应对和解决各种挑战。
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