如何做好时间管理

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宇宙之一粟 发表于 2022/07/30 18:26:13 2022/07/30
【摘要】 0 背景前段时间网上很流行一个话题:“青春才几年,疫情占三年 ”,“那些被疫情偷走的时光 ”...我们都不得不承认的一个事实:2020 年至今的这段日子,每个人的生活在多个方面都有了很多的变化:居家办公、线上上学、扫码出行、外带饮食等。我也不例外,经历过史上最久的学生假期、线上上课、线上答辩、云毕业...也经历了一周的居家办公、核酸、外卖、线上开会...但是,居家和线上都会如这般美好吗?答案...


0 背景


前段时间网上很流行一个话题:“青春才几年疫情占三年 ”,“那些被疫情偷走的时光 ”...


我们都不得不承认的一个事实:2020 年至今的这段日子,每个人的生活在多个方面都有了很多的变化:居家办公、线上上学、扫码出行、外带饮食等。


我也不例外,经历过史上最久的学生假期、线上上课、线上答辩、云毕业...也经历了一周的居家办公、核酸、外卖、线上开会...但是,居家和线上都会如这般美好吗?


答案因人而异,对我来说,我不喜欢居家!也不喜欢远程


从小到大就没有在自己家里学习的习惯,最长假期让我错过了最佳的论文投稿时间。


同理,居家办公也没有心中的那样美好,远程让我经历了打工以来最不安的一周,连简单的沟通仿佛都变得极其艰难。


想象中的居家办公:躺着、电影和西瓜。

实际中的居家办公:不安、核酸和被催。


蜗居在小小的出租屋里,没有让人静下来和舒适的办公环境;独自在家,没有领导和同事间无形的约束和有效的沟通;明明坐在电脑前,看着代码编辑器,却无法敲下哪怕 10 行;最怕企业微信突然的跳动:“这个任务做的怎么样了?”、“明天能不能测试了?”....


我曾以为也是疫情偷走了时间,其实时间一直在那。


有人线上办公依然高效,有人远程纹丝不乱,有人在家活力满满....


而我那被偷走的时间都去哪了?


1 残酷的时间


首先,“时间”是不存在的东西,为啥会存在时间管理?


其实所谓时间管理,管理的都是以任务为导向,以工作为依托。在一开始没有时间的计量器(比如手表)发明之前,时间是没法定义的,时间是永恒的。所以也就不存在时间管理。


其次,时间是常数,是不变的,我们也无法管理,真正变的是自己的行为,管理的是自己的态度、习性,而不是管理时间的变数。


每个人的一天都是以 24 小时计量,每周 168 小时,每个月大约 720 个小时。


谁也不会多,每一个小时都很重要。如果不能有效的自我管理,自我控制,给予再多时间也是白搭。



我们只是时间的消费者。生活中常常听人说,要把时间补回来。而残酷的事实是:时间是补不回来的,浪费了就是浪费了


那如何减少今后的时间浪费呢?那就是今天想说的时间管理。


1.1 为什么要做时间管理?


时间是一种关键的资源,既会带来机遇,也会造成困难。


经常有人问:你忙吗?

我们的回答:我们程序员整天调研需求、敲代码、写文档、与测试沟通……时间严重得不够用,天天都要加班。



可能你也经常遇到如上的场景,对于不同的人,不同的工作,时间管理的原因可能很多,这里简单精炼几个共性的点:


  1. 时间管理帮助我们避免遗漏重要事件、减少出错

合理的时间管理帮助让我们能在 Dealine 之前完成我们的工作,比如论文截止收稿前投递论文、开发任务上线前测试通过...


  1. 时间管理帮助我们减少焦虑和生活压力

有准备的时间管理让我们不会因为某场讲座没有准备 PPT 和讲稿而担忧,不会因为错过会议时间而倍感压力,不会因为忘记某个纪念日而被对象埋怨...


  1. 时间管理帮助我们提升效率,成为富有成效的人


时间管理,管理的不是一个个具体的目标是否能够达成,而是你的人生最终能到哪。

为了生存和事业有成,我们要拼命而高效地工作,以取得卓越成就。人生总有很多目标,又可分为短期、中期和长期目标。


长远来说,你希望你的人生是什么样子?


每一个时间管理的步骤和措施能帮助我们提升效率,以最低的时间成本实现自己的目标,最终成为富有成效的人。

2 影响时间管理的因素


大多数人的现代工作状态:忙着赶任务、急于处理纷至沓来的邮件,似乎有做不完的事情。


程序员:听不同的需求会议,埋头写代码,与测试沟通,加班改代码。我们总有太多的事情没完成,归咎于时间不够,自己太忙。


不去解决影响时间管理的因素,时间管理则永远只能是三分钟热度。那么有哪些可能的因素会导致我们时间管理受到干扰呢?



2.1 事:二八原则与四象限工具


生活中总有太多的事情需要我们去解决。有各种各样的琐事会干扰着我们:比如复印文件、写着代码接到一个电话需要前台拿快递等。


更有一些突发事件作为拦路虎:前一个任务还没完成来了领导突然布置的任务、本来想要回家更文朋友说一起聚餐玩剧本杀、更别说收到全市第二天停公交,为了能居家办公去公司搬电脑等这类突发事件...


这些事无疑都是影响我们时间管理的因素,而我们只需要做重要的事情,不要去管不重要的事儿;


现代管理大师彼得德鲁克 Peter Drucker 曾说:“选对的事情做比把事情做对更重要”。



为啥需要选对的事情做呢?这里有一个著名的法则,叫做二八原则。


二八原则又叫帕累托法则(英语:Pareto principle,也被称为 80/20 法则、关键少数法则、八二法则)。


19 世纪末 20 世纪初,意大利的经济学家帕累托所发现:在任何一组事物中,最重要的只占其中一小部分,约 20%,其余 80% 尽管是多数,却是次要的。也就是说,约仅有 20% 的因素影响 80% 的结果。


究竟我是该继续研究组长分配给我的任务,还是先回客户寄来的邮件呢?公交停运前为啥着急往家里搬电脑是第一优先级呢?居家办公通知后为啥大家立马疯狂抢购超时屯水屯吃的呢?


这些事情的轻重缓急该如何界定呢?


这里就可以利用到时间管理中最著名的四象限工具,如下图所示:

把一周、一个月、一年的工作分别划分到这个四个不同的象限。


  • 第一象限 紧急且重要的事情:20%,利用 20% 的时间去处理紧急且重要的时间—— Do it now。

  • 第二象限 不紧急但重要的事情: 65%,重要的事情需要做,但不是当下就得完成,所以需要做计划—— Plan it。

  • 第三象限 紧急不重要的事情:10%,这部分事情可以授权给别人做,把自己不擅长的事情交给其他人来做,就是一种成本选择,也是外包思维,实现时间价值的最大化—— Delegate it。

  • 第四象限 不紧急不重要的事情:5%,可以选择不做—— Omit it。

2.2 人:价值导向


对事情分好之后,我们也要考虑人的因素:人非草木孰能无情。每个人有自己的情感,工作不一定顺心,生活不尽如人意。


不接触我们的情绪对抗,我们也别想利用好自己的时间--秋叶


首先,很多时候我们会根据个人喜好来做事。而且常常因为坏情绪的出现,打乱所有的计划,耽误了很多时间。所以很多时候我们会抵触坏情绪的出现,只要它一出现,不仅心情难受、烦躁,还把事情也做的一团糟。


其次,人总是有惰性的,躺着多舒服,刷短视频多惬意,这些慵懒简单的事情导致我们不愿意执行本计划好的运动或者工作。


最后,我们每个人所在的环境也不一样,价值导向就不一样。有的人注重家庭,所以会更关注孩子或父母;有些人注重健康,不能接受熬夜;有的人是看重友情或爱情。


有时这些角色往往很难平衡,选择了加班就可能需要放弃久违的朋友聚餐;选择了事业可能缺少了给一些家庭的陪伴。


2.3 做事方法与工具


时间分散,做事无法集中

说完了事和人,那么从人到事这一连接点——方法(即人做事的方法)。可分为:做事的方法和工具。


大多数人做事没有自己的方法和原则,往往想到一出是一出。想要学习,先拿出书,还没看打算先发个朋友圈。为了朋友圈好看,又得 P 图,最后忘记了自己本来要看书。


集中一大批的整段时间才是“专注力”的精髓。对于今天的我们来说,有太多来自外界的信息流,而这些信息流往往分散了我们的注意力,从而忘记自己本来要做的事。


有些面临这些信息轰炸就已经毫无方法,时间溜走后满是愧疚。如果面临突发情况,更会手误无措。


缺乏工具

关于时间管理有众多的效率工具,但我们要么是从来没有了解这些工具的用法,要么是从来没有找到自己合适工具。

3 如何时间管理


时间管理是否会为你效力,这要取决于两类关键因素:

  1. 一是如何计划时间,可以采用个性化的方法;

  2. 二是如何执行计划中的细节,合理利用碎片时间。

3.1 采用个性化的方法


能够发挥作用的时间管理方法各有不同,因人而异。例如,可以把一天的时间划分每个时间线,然后将一周的工作、生活计划中事情规划好。



任何会有所帮助的方法都应该加以考虑,除非它会产生消极的影响;要将它变成你工作实践的一部分。卓越的时间管理来自于千方百计、孜孜不倦的探索和尝试。


  • GTD(Getting Things Done)

  • 番茄工作法

  • 时间表

  • 时间清单

  • 时间手账

  • ...


这些个性化工具的本质:可视化。为了防止时间悄无声息的溜走,我们需要自己时间都花费在哪,有什么可以调整。

3.2 积少成多,碎片时间别放过

节省下来的每一点时间,工作效率的每一次提高,无论是大是小,都会产生累加效果。


欧阳修的三上之功:马上、枕上、厕上,讲的就是这个道理。


余平生所作文章,多在三上,乃马上、枕上、厕上也。—— 欧阳修


要学会把控好自己的碎片化时间,排队的 5 分钟、看手机的 30 分钟、等地铁的 3 分钟、走在路上的 10 分钟、起床赖床的 5 分钟、发呆的 3 分钟——每个人可能都有这碎片化的 56 分钟。


如果我们利用好这 56 分钟的时间,我们就可以得到一个不错的效果。比如排队的 5 分钟可以思考一个写作题目、地铁的路上看一本电子书、听一个播客,所有的这些都是当时觉得不重要,但是积少成多,会有非常不一样的收获。


很多事情之所以遗憾,并不是因为我们没有去做,而是本来我们可以做而没有做。重视每一个碎片化时间,让时间的印记变得更有意义。

4 正确看待时间,与时间做朋友

无论你把自己的时间管理得多么好,你永远都将不可能认为它是完美无缺的。


什么都无法保证你将永远都不会再次发现有什么问题;也不意味着将来没有什么事情需要的时间比你预期的时间要长;也不意味着你永远不再受到打扰,尤其是在关键时刻。


我们可以做到的就是正确看到时间,正确来说,你管理自己浪费的行为,而不是时间。鲁迅曾说:“浪费别人的时间是谋财害命”。


李太白说“弃我去者,昨日之日不可留;乱我心者,今日之日多烦忧。”按照 80 岁的活法,人生这 702720 小时又怎么可能都能规划的很好,我们更能做的就是调整自己的心态,与时间做朋友。


最后,时间管理不是管理时间,而是管理我们的行为,心态。尽管不可能做到尽善尽美,但一旦开始必定有所改善。


后记


行文至此,作为居家办公的失败者,本没有什么可以分享的好方法。而且本文的内容和思考出自居家办公之后公司的培训,后面为了能够写成一篇文章,大略翻阅了几本时间管理的书籍。


时间管理本就是一个老生常谈的话题,前人之述备矣,你可能也觉得本文并也没有新的内容。


但是想补充的点在于,我是真的有根据自己的失败经历,作出了改变(如果在回到 20 年的寒假,至少我不会再如那般狼狈),以下都是时间管理后给自己带来一些生活的改善:

  • 在每周二的部门例会之前完成自己的任务

  • 在下班后回到家有些许文章的输出

  • 坐地铁的路上能够看自己喜欢的书籍

仿佛又想起那段生活过得很糟的日子。但不得不说,痛苦的日子总会远去,请记得注重享受自己当下的生活。


请记住:所有你乐于挥霍的时间,都不能算作浪费。如果这篇文章能给看过的人一些启发,便已知足。



参考链接:

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