如何做好时间管理

0 背景

前段时间网上很流行一个话题：“青春才几年，疫情占三年 ”，“那些被疫情偷走的时光 ”...

我们都不得不承认的一个事实：2020 年至今的这段日子，每个人的生活在多个方面都有了很多的变化：居家办公、线上上学、扫码出行、外带饮食等。

我也不例外，经历过史上最久的学生假期、线上上课、线上答辩、云毕业...也经历了一周的居家办公、核酸、外卖、线上开会...但是，居家和线上都会如这般美好吗？

答案因人而异，对我来说，我不喜欢居家！也不喜欢远程！

从小到大就没有在自己家里学习的习惯，最长假期让我错过了最佳的论文投稿时间。

同理，居家办公也没有心中的那样美好，远程让我经历了打工以来最不安的一周，连简单的沟通仿佛都变得极其艰难。

想象中的居家办公：躺着、电影和西瓜。

实际中的居家办公：不安、核酸和被催。

蜗居在小小的出租屋里，没有让人静下来和舒适的办公环境；独自在家，没有领导和同事间无形的约束和有效的沟通；明明坐在电脑前，看着代码编辑器，却无法敲下哪怕 10 行；最怕企业微信突然的跳动：“这个任务做的怎么样了？”、“明天能不能测试了？”....

我曾以为也是疫情偷走了时间，其实时间一直在那。

有人线上办公依然高效，有人远程纹丝不乱，有人在家活力满满....

而我那被偷走的时间都去哪了？

1 残酷的时间

首先，“时间”是不存在的东西，为啥会存在时间管理？

其实所谓时间管理，管理的都是以任务为导向，以工作为依托。在一开始没有时间的计量器（比如手表）发明之前，时间是没法定义的，时间是永恒的。所以也就不存在时间管理。

其次，时间是常数，是不变的，我们也无法管理，真正变的是自己的行为，管理的是自己的态度、习性，而不是管理时间的变数。

每个人的一天都是以 24 小时计量，每周 168 小时，每个月大约 720 个小时。

谁也不会多，每一个小时都很重要。如果不能有效的自我管理，自我控制，给予再多时间也是白搭。

我们只是时间的消费者。生活中常常听人说，要把时间补回来。而残酷的事实是：时间是补不回来的，浪费了就是浪费了。

那如何减少今后的时间浪费呢？那就是今天想说的时间管理。

1.1 为什么要做时间管理？

时间是一种关键的资源，既会带来机遇，也会造成困难。

经常有人问：你忙吗？

我们的回答：我们程序员整天调研需求、敲代码、写文档、与测试沟通……时间严重得不够用，天天都要加班。

可能你也经常遇到如上的场景，对于不同的人，不同的工作，时间管理的原因可能很多，这里简单精炼几个共性的点：

1. 时间管理帮助我们避免遗漏重要事件、减少出错

合理的时间管理帮助让我们能在 Dealine 之前完成我们的工作，比如论文截止收稿前投递论文、开发任务上线前测试通过...

1. 时间管理帮助我们减少焦虑和生活压力

有准备的时间管理让我们不会因为某场讲座没有准备 PPT 和讲稿而担忧，不会因为错过会议时间而倍感压力，不会因为忘记某个纪念日而被对象埋怨...

1. 时间管理帮助我们提升效率，成为富有成效的人

时间管理，管理的不是一个个具体的目标是否能够达成，而是你的人生最终能到哪。

为了生存和事业有成，我们要拼命而高效地工作，以取得卓越成就。人生总有很多目标，又可分为短期、中期和长期目标。

长远来说，你希望你的人生是什么样子？

每一个时间管理的步骤和措施能帮助我们提升效率，以最低的时间成本实现自己的目标，最终成为富有成效的人。

2 影响时间管理的因素

大多数人的现代工作状态：忙着赶任务、急于处理纷至沓来的邮件，似乎有做不完的事情。

程序员：听不同的需求会议，埋头写代码，与测试沟通，加班改代码。我们总有太多的事情没完成，归咎于时间不够，自己太忙。

不去解决影响时间管理的因素，时间管理则永远只能是三分钟热度。那么有哪些可能的因素会导致我们时间管理受到干扰呢？

2.1 事：二八原则与四象限工具

生活中总有太多的事情需要我们去解决。有各种各样的琐事会干扰着我们：比如复印文件、写着代码接到一个电话需要前台拿快递等。

更有一些突发事件作为拦路虎：前一个任务还没完成来了领导突然布置的任务、本来想要回家更文朋友说一起聚餐玩剧本杀、更别说收到全市第二天停公交，为了能居家办公去公司搬电脑等这类突发事件...

这些事无疑都是影响我们时间管理的因素，而我们只需要做重要的事情，不要去管不重要的事儿；

现代管理大师彼得德鲁克 Peter Drucker 曾说：“选对的事情做比把事情做对更重要”。

为啥需要选对的事情做呢？这里有一个著名的法则，叫做二八原则。

二八原则又叫帕累托法则（英语：Pareto principle，也被称为 80/20 法则、关键少数法则、八二法则）。

19 世纪末 20 世纪初，意大利的经济学家帕累托所发现：在任何一组事物中，最重要的只占其中一小部分，约 20%，其余 80% 尽管是多数，却是次要的。也就是说，约仅有 20% 的因素影响 80% 的结果。

究竟我是该继续研究组长分配给我的任务，还是先回客户寄来的邮件呢？公交停运前为啥着急往家里搬电脑是第一优先级呢？居家办公通知后为啥大家立马疯狂抢购超时屯水屯吃的呢？

这些事情的轻重缓急该如何界定呢？

这里就可以利用到时间管理中最著名的四象限工具，如下图所示：

把一周、一个月、一年的工作分别划分到这个四个不同的象限。

• 第一象限 紧急且重要的事情：20%，利用 20% 的时间去处理紧急且重要的时间—— Do it now。

• 第二象限 不紧急但重要的事情： 65%，重要的事情需要做，但不是当下就得完成，所以需要做计划—— Plan it。

• 第三象限 紧急不重要的事情：10%，这部分事情可以授权给别人做，把自己不擅长的事情交给其他人来做，就是一种成本选择，也是外包思维，实现时间价值的最大化—— Delegate it。

• 第四象限 不紧急不重要的事情：5%，可以选择不做—— Omit it。

2.2 人：价值导向

对事情分好之后，我们也要考虑人的因素：人非草木，孰能无情。每个人有自己的情感，工作不一定顺心，生活不尽如人意。

不接触我们的情绪对抗，我们也别想利用好自己的时间--秋叶

首先，很多时候我们会根据个人喜好来做事。而且常常因为坏情绪的出现，打乱所有的计划，耽误了很多时间。所以很多时候我们会抵触坏情绪的出现，只要它一出现，不仅心情难受、烦躁，还把事情也做的一团糟。

其次，人总是有惰性的，躺着多舒服，刷短视频多惬意，这些慵懒简单的事情导致我们不愿意执行本计划好的运动或者工作。

最后，我们每个人所在的环境也不一样，价值导向就不一样。有的人注重家庭，所以会更关注孩子或父母；有些人注重健康，不能接受熬夜；有的人是看重友情或爱情。

有时这些角色往往很难平衡，选择了加班就可能需要放弃久违的朋友聚餐；选择了事业可能缺少了给一些家庭的陪伴。

2.3 做事方法与工具

时间分散，做事无法集中

说完了事和人，那么从人到事这一连接点——方法（即人做事的方法）。可分为：做事的方法和工具。

大多数人做事没有自己的方法和原则，往往想到一出是一出。想要学习，先拿出书，还没看打算先发个朋友圈。为了朋友圈好看，又得 P 图，最后忘记了自己本来要看书。

集中一大批的整段时间才是“专注力”的精髓。对于今天的我们来说，有太多来自外界的信息流，而这些信息流往往分散了我们的注意力，从而忘记自己本来要做的事。

有些面临这些信息轰炸就已经毫无方法，时间溜走后满是愧疚。如果面临突发情况，更会手误无措。

缺乏工具

关于时间管理有众多的效率工具，但我们要么是从来没有了解这些工具的用法，要么是从来没有找到自己合适工具。

3 如何时间管理

时间管理是否会为你效力，这要取决于两类关键因素：

1. 一是如何计划时间，可以采用个性化的方法；

2. 二是如何执行计划中的细节，合理利用碎片时间。

3.1 采用个性化的方法

能够发挥作用的时间管理方法各有不同，因人而异。例如，可以把一天的时间划分每个时间线，然后将一周的工作、生活计划中事情规划好。

任何会有所帮助的方法都应该加以考虑，除非它会产生消极的影响；要将它变成你工作实践的一部分。卓越的时间管理来自于千方百计、孜孜不倦的探索和尝试。

• GTD(Getting Things Done)

• 番茄工作法

• 时间表

• 时间清单

• 时间手账

• ...

这些个性化工具的本质：可视化。为了防止时间悄无声息的溜走，我们需要自己时间都花费在哪，有什么可以调整。

3.2 积少成多，碎片时间别放过

节省下来的每一点时间，工作效率的每一次提高，无论是大是小，都会产生累加效果。

欧阳修的三上之功：马上、枕上、厕上，讲的就是这个道理。

余平生所作文章，多在三上，乃马上、枕上、厕上也。—— 欧阳修

要学会把控好自己的碎片化时间，排队的 5 分钟、看手机的 30 分钟、等地铁的 3 分钟、走在路上的 10 分钟、起床赖床的 5 分钟、发呆的 3 分钟——每个人可能都有这碎片化的 56 分钟。

如果我们利用好这 56 分钟的时间，我们就可以得到一个不错的效果。比如排队的 5 分钟可以思考一个写作题目、地铁的路上看一本电子书、听一个播客，所有的这些都是当时觉得不重要，但是积少成多，会有非常不一样的收获。

很多事情之所以遗憾，并不是因为我们没有去做，而是本来我们可以做而没有做。重视每一个碎片化时间，让时间的印记变得更有意义。

4 正确看待时间，与时间做朋友

无论你把自己的时间管理得多么好，你永远都将不可能认为它是完美无缺的。

什么都无法保证你将永远都不会再次发现有什么问题；也不意味着将来没有什么事情需要的时间比你预期的时间要长；也不意味着你永远不再受到打扰，尤其是在关键时刻。

我们可以做到的就是正确看到时间，正确来说，你管理自己浪费的行为，而不是时间。鲁迅曾说：“浪费别人的时间是谋财害命”。

李太白说“弃我去者，昨日之日不可留；乱我心者，今日之日多烦忧。”按照 80 岁的活法，人生这 702720 小时又怎么可能都能规划的很好，我们更能做的就是调整自己的心态，与时间做朋友。

最后，时间管理不是管理时间，而是管理我们的行为，心态。尽管不可能做到尽善尽美，但一旦开始必定有所改善。

后记

行文至此，作为居家办公的失败者，本没有什么可以分享的好方法。而且本文的内容和思考出自居家办公之后公司的培训，后面为了能够写成一篇文章，大略翻阅了几本时间管理的书籍。

时间管理本就是一个老生常谈的话题，前人之述备矣，你可能也觉得本文并也没有新的内容。

但是想补充的点在于，我是真的有根据自己的失败经历，作出了改变（如果在回到 20 年的寒假，至少我不会再如那般狼狈），以下都是时间管理后给自己带来一些生活的改善：

• 在每周二的部门例会之前完成自己的任务

• 在下班后回到家有些许文章的输出

• 坐地铁的路上能够看自己喜欢的书籍

仿佛又想起那段生活过得很糟的日子。但不得不说，痛苦的日子总会远去，请记得注重享受自己当下的生活。

请记住：所有你乐于挥霍的时间，都不能算作浪费。如果这篇文章能给看过的人一些启发，便已知足。

参考链接：

• 维基词条：帕累托法则

• 杜老师的时间，P2

• 影响时间管理的干扰因素，思维导图