从0开始学管理系列（五） —— 工作流程标准化

文章目录

 一 什么是管理？我们为什么要管理？

二 我们如何去管理？我们管理会碰到哪些问题？如何解决？

三  如何打造一个高效的项目团队？

四 管理中提高效率的工具有哪些

五 工作流程标准化

前言     

 上篇文章我们讲了一下管理过程中提高效率的工具，这篇我们主要给大家说一下管理流程的标准化，那么具体体现在哪些方面呢 ？

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在开始正文之前，我给大家先看一个截图

上图是我2018年写的另一篇博文   一个合格的项目经理都需要做哪些事情？中的评论截图，当时有位项目经理（从名字看是）提出一个观点：项目经理的工作不是纯理论可以解决的，实际过程中事事皆学问，最终达到无招胜有招，见招拆招的境界。

说实话 ，我做了几年的管理，能深深体会到他这句话的意思。的确在实际的工作当中会发生各种问题，我们不可能生搬硬套一套理论就可以让一个管理小白解决工作上碰到的所有问题。这很显然是不现实的，因为每家公司的环境和你所带领的团队都不可能完成是一样的。就像我们写代码一样，各种参数值甚至是参数值的范围都不确定，你想要一个明确的返回值是不可能的。

但是上述的说法我认为是适合小团队，因为团队成员人数不多，一个项目经理可以处理所有团队成员反馈的问题。可以有时间，有精力去处理。但是如果一个团队慢慢壮大起来的话，人数越来越多，如果没有一套完整的标准化的工作流程工作及管理起来效率都会很低。

1.为什么要标准化？

有人说我们部门就几个人，做这个没必要。其实我个人实践下来，感觉团队成员越少，这个标准化越是容易推行，人多反而推行的不会很顺畅。团队人少的时候建立一套完成的标准化的流程，等团队成员壮大起来，再慢慢补充完善，就会方便很多。

标准化的必要性从以下几个方面可以体现出来

1）新员工培训

很多时候公司都是新人来了几天，刚让老员工把业务以及相关的东西都介绍清楚，花了很大的时间人力成本，结果新人没待几天就走了，如果这时候我们有一套完成的标准化的培训流程，新人培训内容，培训人，培训时间，培训地点，以及对应的培训课件及资料都提前制定好，甚至可以录屏整个培训过程，那么我们后面来了新人 直接可以让他看之前培训的整个视频，这样是不是节省了我们很多成本？

2）工作交接

熟悉部门公司业务和技术的员工离职了、熟习该工作流程的员工不在了，于是事情不是停滞，就是要从头重新摸索，这代价实在是太大了。更严重的是因为这种状况随时都存在着。当工作流程的标准化完成之后，平时不只可以用来培训新入职人员，还可以用来培训其他人。所以不管有任何人异议动的状况发生，马上有人可以替补，这么一来，就不会产生危机的事件。就算代理人有部份工作流程并不太熟悉，也可以藉由标准化流程资料或视频的帮助迅速上手，不至于产生技术或能力的断层。

3）工作流程优化

在制作标准化流程的过程当中，因为要写成文字、拍成图片或录成视频，所以必需仔细的斟酌与推敲。于是多余、重复的会被删除；遗漏、疏失的地方会被增补；矛盾、冲突的地方会被调整与梳理。在这样的讨论、辩证、调整的状况下，流程就会越来越简洁有力，因此我们可以说，制作标准化的过程，本身也是一个工作流程优化的过程。

4）任务分配

流程标准化建立好了之后，管理者可以很清楚的看到每一个工作流程的难易程度，以及每个工作流程大约需要使用的时间。有了这个依据之后，在分配工作与任务的时候，就能够比较适性且公平的将工作分配下去。

标准化是一门技术，可以将复杂的工作分解开来，以方便复制传承、方便培训教学、方便授权管理。

2.如何做好工作流程管理呢？

在小团队中，工作流程大家都心领神会，并不需要太多条条框框，但是当团队规模扩大了，却还没有进行工作流程建设，这就很危险了，流程混乱会浪费团队大量时间和精力。

1）梳理日常工作，设计标准化的工作流程

例如：将产品研发团队的日常工作，分成了需求管理、规划迭代、进度管理、缺陷管理、评审回顾等流程，流程清晰分工明确，研发效率大大提高；将部门招聘工作提前设定好各个岗位的招聘标准，招聘岗位、岗位职责、

岗位要求标准、岗位薪资范围、岗位加分条件等 、各岗位面试参与面试人员 提前梳理好通知到大家，这样工作肯定是可以事半功倍，这个就不一一例举了。

2）制度规范/公开透明

设计好工作流程后，如何更好地执行下去呢？这还需要团队管理者制定明确的规范，并对全体成员公开透明。如达巴瓦拉严格遵守他们的工作流程，不送完餐盒他们自己绝对不能吃饭，出现重复错误就会被罚款 乃至被开除。

3）培养团队文化/习惯

团队工作习惯的培养，非一日之功，需要管理者潜移默化的影响和不断的培训。华为团队的高效率有目共睹，进入华为的每一位新员工都会进行相关培训，并要求员工一旦进入操作状态，就要严格按照项目中的作业流程来进行，提升员工的工作效率，确保工作的顺利完成。

4）不断改进工作流程

流程确定后并不是恒定不变的，随着团队和业务的发展，还需要不断打破原有的工作流程。比方说，团队的作业流程太繁冗复杂，不少员工在按照流程执行任务时，发现做了很多重复工作，工作的效率也开始变得低下，这种情况就要对原有流程进行精简。所以部门工作流程是一个持续的过程，一个不断改进完善的过程。

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