企业工作流设计原则及多项目整合开发注意事项

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HKman 发表于 2020/11/20 16:35:50 2020/11/20
【摘要】 在现代企业管理和运作中,规范化的企业信息系统工作流已经成为其重要核心和灵魂。越来越多企业与组织为了替代原本的纸质申请和审批,纷纷在公司管理和运转中引入审批工作流,用以提高公司的运转效率以及规范化相关管理制度。 一般来说,信息化工作流内所包含的内容基本都大同小异,但其内部逻辑数据的处理却有所区别,大致分为以下几点: 一.角色 每个人在组织或者企业中的岗位职责和层级都不同,需要完成的任务也...

 

在现代企业管理和运作中,规范化的企业信息系统工作流已经成为其重要核心和灵魂越来越多企业与组织为了替代原本的纸质申请和审批,纷纷在公司管理和运转中引入审批工作流,用以提高公司的运转效率以及规范化相关管理制度。

 

 

 

一般来说,信息化工作流所包含的内容基本都大同小异但其内部逻辑数据的处理却有所区别大致分为以下几点

 

一.角色

 

每个人在组织或者企业中岗位职责和层级都不同,需要完成的任务也不一样所以与其相匹配的权限也有所不同。在审批流程中,大致划分为两类:

 

1. 发起人

 

发起人是一个流程的主要关系者,是关心审批进展的人,发起人完成的主要是事务性、操作性的工作。从发起人的角度来说,在创建完审批事项后,还需要完善相关信息、催促审批人及时处理跟进驳回修改意见、重新提交

 

2. 审批人

 

审批人需要完成流程中的决策性工作,因此在审批人的视角,内容和操作都应该尽量精简:只展现出最重要的信息,避免过多信息影响判断只进行必要操作,不能有过多选择或操作需要保留审批历史,以便追溯。

 

二. 内容提炼最小集合

 

由于审批事项的不同,所以其流转内容也会有所不同。对于审批流程设计来,需要在实际业务中提炼出最核心的内容,首先可帮助减轻发起人的工作负担,其次可提高决策的准确性和效率。

 

例如一个请假审批流程,核心就是请假时间、事由和请假类型;而一个立项投决的审批,则需要重点展示立项会的表决结果,同时还需要把会议记录作为附件带上,以便在必要时可以查看,在交互上,这里同样需要注意内容的归类、收纳。

 

设计要点在于尽可能精炼内容要注意保留必要内容,但凡是系统可自获取的数据,尽量避免发起人手动输入预置的常用内容,用选择的方式替代输入的,同时也提高内容规范性。

 

三. 流程

 

1. 自主选定审批人流程

 

这是一种比较轻量、灵活的审批流程形式,适用没有标准化工作流程的小规模企业当流程发起人发起审批事项时,需要自选择下一个环节的审批人而下一个环节的审批人审批通过后,可以选择继续流转到再下一人,也可结束这个流程。

 

2. 串行流程

 

只有当每个环节的审批人通过流程后,才会进入到下一环节。每个环节的驳回,可以根据业务需要,设计成驳回到发起人、驳回到上一环节或回到指定环节重新审批,或兼而有之,作为选项供审批人选择。

 

3. 并行流程

 

并行流程是审批环节需要角色审批同意才算通过,有两种方式:任意一人审批通过即进入下一环节 & 必须所有人审批通过才进入下一环节

 

上述第一个方式比较好理解,而后者和串行流程容易混淆,即同样是要多个人审批,但一种是同时,一种是分时。其具体区别是审批人是否为同一个级别,并行的方式其实类似于同级别的会签,而串行方式适合有上下层级关系的情况。

 

并行流程的驳回则相对简单,一般为只要有一个审批者驳回则该环节即算驳回

 

 

4. 条件触发流程

 

条件触发流程在审批工作流中也比较常见,某个审批环节要由谁角色审批,需要取决于条件判断。例如金额低于1万元由财务总监审批通过后即结束,金额在1万元以上则由副总裁审批通过后即结束。

 

 

5. 混合流程

 

顾名思义混合流程就是混合了以上几种流程,还是以上述金额审批为例,金额低于1万元,由财务审批通过后即结束;金额在1万元到10万元的,需要先由财务审批,之后交由副总裁审批通过后即结束;金额高于10万元的,需要由董事长和总裁一同审批通过后才结束。

 

四. 动作

 

1. 通过

 

通过动作由审批人操作,是否需要输入通过原因、通过原因是否必填需要根据业务实际情况决定。要点在于:简单申请不需要手动填写通过原因,或者提供常用选项复杂申请可选择手动添加详情

 

2. 驳回修改

 

驳回修改动作由审批人操作,通过不同,为了方便发起人修改与优化,驳回原因一般需要设定成必填项,否则发起人或前一审批环节的参与者将无法获取被驳回的理由修改建议。驳回修改可根据业务需要,可包含以下三个逻辑:

驳回到发起人 & 驳回上一环节 & 驳回到选定的之前的某个审批环节。

 

3. 重新提交

 

重新提交由发起人操作,和驳回修改是一一对应的。需要注意的是,审批人审批重新提交的内容时,需要附带上一次驳回的原因。

 

4. 取消

 

取消动作可选,一般来说是发起人取消,而不是审批人取消,原因如下:

审批人只关心审批事务过是通过还是驳回取消和驳回含义容易混淆,要注意区分当然,发起人是否取消可由配置项进行设置

 

五. 权限

 

权限的控制贯穿在审批流程的方方面面,上述的角色、内容、流程和动作都会涉及到权限的控制。权限体系的设计是一个大工程,在审批流程中,采用基于角色的访问控制体系(RBAC)是一个不错的选择:

 

“基于角色的访问控制体系,包括用户、角色、目标、操作、许可权五个基本数据元素,每个角色至少具备一个权限,每个用户至少扮演一个角色,可以对完全不同的角色分配完全相同的访问权限,用户和角色是多对多的关系。”

 

操作和许可权,其内容可区分为功能权限和数据权限什么人可以发起什么审批,由功能权限控制相应角色在审批流程中可见数据,由数据权限控制相应/角色可以审批环节

 

六. 配置和扩展性

 

审批工作流的配置灵活度和开发复杂度成反比,具体要灵活到什么程度,需要由业务需求决定。一般针对企业开发后台系统灵活性相对较少,而面向多个企业的商业化的系统则灵活性要求高。配置的灵活性体现在以下方面:

 

审批流程的类型可修改具体的审批环节可增删改各个环节审批人/角色可配置审批相关的权限

 

七. 效率

 

工作流的核心目标是提高企业和组织的运行效率,如果线上审批流程效率还不如原来的纸质操作,那这个流程的设计就是失败的,也失去了意义。因此,在完成审批流程的设计后,还需要花精力对流程的效率进行审视和优化。提升审批流程效率,要注意尽可能精简审批的操作做好流程操作的引导。

 

总结

 

审批流程是中后台工作流的基础应用,我们在设计的过程中,把握的核心要点是“提高效率,规范管理”,在设计过程中要时时回头审视,以免脱离了这个最重要的目标。

 

详情请参阅:https://www.xjrsoft.com

 

 

 



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