电子合同应用：关于合同管理的16个为什么

合同是各类商务经营活动中必不可少的环节之一，对于组织安全经营、规避风险至关重要。那么，关于合同的签订与管理，这些“为什么”你都知道吗？

1、为什么要签合同？

《合同法》中对合同的定义是：当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。简单来说，其实就是为了防抵赖！

企业双方就某项合作口头达成一致意见后，为限定双方权责和明确义务履行时间，将各自的权利义务以条文形式记录，为了避免双方事后抵赖，当事人需在条款内容上签字以表示对合同内容认可、是双方的真实意愿。

2、为什么要盖公司公章？

公章是一个公司合法经营的象征，一个公司注册成立后，需到公安授权的制定机构刻制公章并备案，且只有持有公安机关颁发的公章后才能对外开展业务。

因此，给合同盖上公章是企业加强业务管理的体现，更是对运营风险控制的把关。合同盖上公章后即表明经公司授权、需对合同内容担责履约且无法抵赖。

3、为什么盖了公章还要有法人签字？

原因有二：其一，随着制章工艺的进步，印章制假也随之滋生，加之仅通过肉眼识别很难精准判断物理印章和盖章文件的真假（虽然公安三所提供实体章真假鉴别的服务，但流程繁琐）。其二，公章一般放在印章管理员处（也有放在行政或者财务部的），很难完全杜绝被冒用、盗用、滥用的情况。

而在盖公章的合同上加法人签字，则能避免上述合同签署不规范甚至违法的行为，进一步确保合同签署行为确为公司真实意愿。

4、为什么合同还要让经办人（授权代表）签字？

既然已经有公章和法人签字，为什么经办人（授权代表）还要签字呢？

因为合同的有效履行需要经办人（授权代表）执行，为了确保执行时所有相关人员对合同内容条款的认可所以也需要经办人（授权代表）签字；这样一份合同有多方确定，更加增强法律效率；（有更多的人见证，合同相关方更加无法抵赖）。

5、为什么合同要角签还要盖上骑缝章？

合同页数较多时，容易造成部分页面被恶意更换的隐患，而加上角签合骑缝章则能一定程度防范这样的隐患。

6、为什么一般正式合同要签四分，各方保存两份？

因为纸质合同容易遗失，所以一般需保存两份以便备份，有利于降低文件遗失概率，防遗失也是防抵赖的一个重要措施。

7、为什么很多公司愿意自己先盖章？

因为首先在合同打印件上盖章可以免去逐页确认内容一致性的操作。如果后盖章签字，需要仔细确认合同是否有被篡改，而核对打印件与电子版内容一致性的过程耗时又耗力。

8、为什么合同签订上一定要有签订时间？

因为任何事情法律保护都有时间段，并且，明确时间能更加精准表明合作进展，为纠纷产生时追溯纠纷过程提供佐证。

9、为什么合同签订上一定要有地点？

因为合同法律上有一个管辖地的问题，一旦产生纠纷，当事人双方在哪个法院打官司由合同上写的签订地决定。

10、为什么纸质合同一般要编个合同号？

主要为后期合同归档提供便利，有了编号后按照编号规则存放或查找可以节省时间提高效率。

11、为什么纸质合同打印要加上一方水印？

主要是为防止内容被篡改，加了水印相当于做防伪标记，可以防范文件内容被篡改。

12、为什么已签署的纸质合同修订时要在修改处再次签字和签时间？

因为签好的合同是不能被修改的，只有当双方为避免再来回盖章签订合同达成意见一致后，才可在修改处签字和签署时间，以表示是双方一致同意修改，且每一份合同都必须做出该修订。

13、为什么一些重要的合同需要用塑料纸包装好或者塑封好？

因为纸张油墨碰到水容易损坏，文件内容会模糊受损；所以包装或者塑封可以更长久的保存合同原始件。

14、为什么有些重要合同的签订还需要公证处公证？

为了增强法律效力，公证处作为权威、中立的第三方证明机构，对签署完成的合同数据进行封存和存储。当合同产生纠纷后，公证处对合同数据做出的公证证明具有可信度，可作为法院判决的直接证据。

15、为什么一些大公司纸质合同签订以后还要扫描成电子件归档到电子档案中？

核心是为了查找调用、借用方便。

16、为什么合同管理需要一套合同管理制度？

因为合同在签订、寄送、归档、查阅、借用过程中容易发生错误，所以需要有一套制度来确保无误，防止合同管理不善造成不必要的损失。

总结：上述有关合同签订与管理过程中的注意事项，是企业组织在长期的合同签订与管理过程中不断总结与发展演变而来，这在过去传统的经营模式中起到一定的风险防范作用。

但事实上，随着互联网技术对企业经营的影响不断深入，传统的合同订立与管理模式在效率、风险控制、成本控制上逐渐“水土不服”。

目前，一体化的电子合同管理方案，可以实现企业组织在合同管理过程中对时间、地点、人员以及合同条款内容等多项、多环节的管理需要，提升签订与管理效率，增强对合同安全、印章安全的控制能力。