[企业应用] 咨询行业借力OA系统,实现项目、费用、绩效、知识一体化管理

咨询行业作为智力密集型的知识服务型产业,以专门的知识、信息、经验资源,针对不同的用户需求,提供解决某一问题的方案或决策建议,业务范围广,内容丰富。

在管理上也有其独特的行业特点:

业务过程中以项目为中心展开;

知识密集,企业内部文件量大;

合伙管理,结算管理方式不同;

项目绩效、结算有各自的体系。

……

因此,咨询行业企业信息化管理,需要以“项目”为业务核心,以“人员”为管理基础。

泛微OA系统以协同办公、移动办公为基础,为咨询行业搭建了满足项目管理、知识管理、合伙管理与结算、绩效提成核算以及报表分析等需求的综合办公平台。

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(咨询行业协同办公平台架构)

>>一站式办公入口:

通过建立统一门户,随时推送公司信息、通知通告以及个人待办相关,帮助快速进入工作状态。

通过公司门户、个人门户、报表门户、项目门户等多样化门户,帮助咨询机构按照各员工职能权限和岗位需求快速聚合办公信息。

并且在门户中建立统一项目管理模块,能够快速查询个人项目信息;通过报表门户,实时查看重要统计信息图表和自定义建模形成报表。

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(一站式特色门户)

以项目为核心,全面覆盖咨询行业日常业务

一、投标管理

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(投标管理流程架构)

投标申请审批:

当有投标商机时,可发起内部投标申请流程,经部门及公司领导审批是否投标。当投标申请流程归档后,投标项目信息自动归集到投标项目台账。

投标项目台账展示所有投标项目,并且可快速查看、筛选、统计不同状态的投标项目。

每个项目形成电子投标项目卡片,详细地展示了当前项目的投标保证金、履约保证金、投标费用信息。

投标保证金:

为了确保投标保证金支付规范和安全,需要通过流程进行申请审批和支付。投标保证金支付时通过关联投标项目,自动带出相关项目信息,不需要二次输入。

流程申请通过之后,形成投标保证金支付申请台账记录。并可按照预计退回时间到期对经办人员和其领导进行提醒。

中标项目移交申请:

投标项目中标后通过中标项目移交流程,表单中关联了投标项目和基本的项目信息、投标保证金和履约保证金信息。

流程归档后更新投标项目台账是否中标为已中标,此流程归档时自动将数据写入项目台账中。

投标终止申请:

当有其他原因需要终止投标时,可以通过投标终止申请流程处理;流程归档时自动将该投标项目是否中标状态更新为“终止”。

二、项目全过程管理

咨询公司项目管理过程包括项目立项、任务下达、任务执行反馈、报告编制阶段、成果审核用印、竣工验收、项目结算等内容。

项目立项:

投标项目通过中标移交流程完成项目的移交立项、非投标项目需要通过项目立项流程完成项目立项。

开工申请:

项目开工时通过项目开工申请表确认项目负责人,分配项目任务、确认任务内容、任务责任人、任务开始日期、完成日期,分配专家;流程审批后抄送到相应的项目负责人、任务负责人以及专家。

验收申请:

项目成果交付之后项目负责人可申请内部进行验收申请;验收申请时需要将相关的项目资料上传归档;流程审批完成后将自动更新项目状态为竣工验收阶段。

项目结算:

项目结算审批主要是处理公司和项目的结算,不同类型的项目可能结算比例有差异,项目结算类型有阶段结算和最终结算。

当结算类型为最终结算时,流程归档自动变更该项目的状态为终止。

奖金分配:

通过最终结算的项目负责人可通过奖金分配流程申请项目提成结算,如果该项目涉及多个人的可对奖金进行分配。

项目开票:

经办人员可通过项目开票申请开具发票,流程归档后形成当前项目的开票记录。开票流程归档后自动更新项目台账中的已开票金额。

项目回款:

由财务每天将项目回款记录登记到系统中、回款记录会更新项目的已回款金额和项目余款金额。

三、财务管理

财务统计数据:

自动展示每个项目的立项日期、合同金额、开票金额、回款金额、结算金额、项目余款等。

通过数据汇集,可按照不同的检索组合条件查看汇总公司项目的合同总金额、开票总金额、回款总金额、结算总金额以及项目总余额。

项目成本管理:

由日常费用报销、差旅费报销流程归档自动将项目类成本费用转到项目成本管理台账。

将成本管理设置到项目卡片页面拓展中,通过项目卡片点击即可看到当前项目的成本费用合计及明细信息。

项目卡片基本信息页面展示项目信息:合同信息、开票信息、收款信息、成本管理、发票登记、成果管理、项目结算、内部结算记录

四、评审专家库

实现项目评审专家库电子化管理,每位专家的个人信息,如姓名、联系方式、单位、专业方向、职称等信息一一记录,从登记到备案形成专家库,随时方便调用。

五、知识管理

统一存储:

整个办公平台使用一套数据库,文档统一存放、多级管理,分权查询,数据综合管理,快速复用。

统一知识库:

文档管理按类分管,系统自动收集。

既可以手动创建知识、上传文档,系统会自动收集各应用中的文件、表单、数据,按体系存入知识库。

知识报表:

通过强大的报表引擎,图文并茂地展现了著者文档数量、部门文档数量、分部文档数量、文档目录报表、阅读日志报表。

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(知识报表)

六、证照管理

公司荣誉证书、财税证件、完税明细、审计报告等公司日常需要使用的证照文件统一管理,通过流程进行查阅、借用,根据流程流转自动在台账中更新证照状态,有留痕,效率高且安全。

同时实现了相关证照电子化,员工可随时按照需求下载使用权限内的证照。

咨询行业专业人员多、人员证件多,泛微OA系统将人员证件形成台账管理,方便查询及调取。

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(人员证件信息卡片)

OA系统咨询行业特色功能应用价值

泛微OA系统通过建立一整套涵盖业务开拓与办理,投标管理、项目管理、合同管理、专家库管理、成本费用管理、项目结算管理、奖金分配管理等业务场景与应用的协同办公管控平台,全方位提升内部管理水平。