[基础软件] 泛微OA系统助力检测行业实现核心业务全程电子化

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检测行业作为典型的项目型服务行业,具有客户分散、服务次数多、金额不高等特点。

随着上下游客户需求不断增多,检测行业企业的需求呈连续性、多元化增长,管理的精细化、一体化变得非常迫切。

泛微以协同办公为基础,为检测行业搭建了满足业务管理和日常办公管理一体化的办公平台。

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(检测行业协同办公平台架构)

OA在检测行业,助力核心业务全程电子化

一、客户管理

检测行业的客户分散、不固定且同一个客户业务发生频繁。

为了方便销售、客服、项目人员及时查看自己的客户信息,泛微通过打通企业微信,相关人员直接通过自己的企业微信就能以多种方式快速触达外部客户,智能记录每位销售的客户跟进情况,助力检测行业落地更高效的客户服务。

1、建立客户卡片:

泛微通过建立客户台账,实现客户档案电子化管理,实时更新、查询客户相关信息和动态。

2、建立客户联系:

拜访客户后及时进行客户联系记录的填写,以及记录下次拜访时间;根据系统设置,触发自动客户联系提醒。

3、建立工程台账:

检测工程列表中的数据关联客户台账,方便进行工程跟踪。

二、合同管理

1、合同审批流程:

通过合同评审流程,当合同归档后,生成合同卡片台账,并且关联到对应的委托单、需求表等关联信息,方便实时进行合同进度的跟踪。

2、建立合同台账:

通过收款台账展现合同的收款情况及发票的收款情况,其中,款项实时情况通过收款登记流程进行登记并更新台账数据。

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(合同台账管理)

3、合同开票:

通过开票流程,申请人申请开票信息后,形成开票申请记录调整,便于跟踪收款情况。

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(合同收款)

三、业务委托管理

1、内外协同的委托门户:

建立委托门户,通过实现委托单电子化,取代原纸质申请,大大解放了人工工作量。

客户可支持在外部委托门户填写委托单;员工也可以接受委托在委托门户进行委托单登记,实现内外协同。

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(委托门户)

2、委托单填写:

委托业务直接选择系统内已设定的参数,实现了自动的价格计算;委托单根据样品名称实现自动给样品编号,减少了人工搜索、输入的繁琐。

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(委托协议单)

3、收费管理:

通过流程设置,在委托协议流程中财务节点确认收费信息,财务填写是否收费及收费金额和说明。

通过建立委托收费管理台账,业务人员及财务能直观看到每个委托的收费数据,对于目前未收费的委托到账时财务可批量修改相关收费信息,是否收费,收费金额,收费说明,实现数据的实时更新,保证收费数据的准确性。

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(收款管理)

四、项目全程电子化管理

对每个合同建立内部项目管理,项目过程管控,项目任务的执行情况、项目进度及时查询,项目的回款等项目信息查询,是管理者对项目管理的迫切管理需求。

OA助力检测行业企业实现检测业务项目过程执行全生命周期管理。

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(项目管控过程)

1、项目立项:

业务委托立项后,委托信息通过委托流程转入项目台账信息,在台账信息页面管控整个项目信息,包括权控、任务等。

2、分包决策:

由于检测行业技术特殊性,执行需按行业、经验、检测项目等因素进行分包,为了让每一项业务都有最合理的分配决策:

OA利用系统集成引擎,打通了业务系统与人事系统,实现企业内部人员与业务数据共享,为业务分包决策提供准确的数据依据,让分包决策规范化。

3、分派任务:

为了确保任务分派后能实时跟踪,掌握进度,OA系统工作流以时间维度建立任务分派台账,责任到人,节点明确。

4、任务执行:

执行人进行项目任务反馈,完成工作量根据对应项目更新项目总进度。材料类项目任务更新项目台账中的任务阶段。

五、报告管理

报告的快捷起草、在线签署、报告进度查询、报告的电子化档案管理是检测行业对业务管理的关键。

1、报告起草:

项目执行后,责任人通过流程进行报告起草:在流程中点击报告模板,跳转到左上角“正文”进入在线编辑页面。

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(报告起草)

2、报告参数文档在线生成:

通过上传报告相关参数文件,完成流程的填写,提交后自动把模板文件跟报告附件合成一份完成的报告,并转换为PDF存档。

3、报告在线用印:

报告编制审批中,设置用印盖章节点。在流程签章节点,直接点击“合同签署”进入电子签章平台。

在签章平台,直接拖动电子章到指定盖章位置,即可完成。

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(在线用印)

报告签章完成后,下载PDF报告,确保文件真实有效,不被篡改。

实现检测报告在线制作、生成、发放、验真全过程电子化管理,助力检测行业无纸化管理。

4、报告管理:

项目立项后,责任人进行报告起草,可跟踪从报告编制、到审批用印过程中的进度。报告编制进入审批环节即形成报告管理台账,便于跟踪报告进度,以及有利管控报告打印、发送。

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(报告台账)

内部物资、设备管理

一、仪器设备管理

检测行业基本都建立有本地化实验室,但对实验室里大量的仪器设备、试剂耗材等缺少信息化管理手段,特别一些检测用的大型检测专用仪器设备。

OA协同办公平台通过建立台账进行统一管理,通过相关申请流程实现设备的过程管理,从而实现设备全生命周期管理。

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(仪器设备管理流程)

1、仪器设备库:

通过建模引擎制作仪器设备的电子卡片,通过批量导入或新建生成仪器设备库,形成仪器设备信息管理库。

2、设备状态更新:

通过流程驱动更新台账中仪器设备状态,自动更新,减少手工操作。

3、仪器设备校准计划:

根据校准周期自动生成仪器设备的校准计划,自动提醒,防止遗漏。

4、生成仪器设备卡片:

对每个仪器设备可以自称生成带二维码的仪器设备标签,可批量打印。

5、扫码识别:

通过移动端扫码能自动识别仪器设备信息,并可以通过扫码快速完成仪器设备报修等移动端处理工作。

二、样品管理

1、建立样品台账:

登记样品详细信息,建立样品台账:根据相关编码规则自动生成样品编号、实现批量打印样品标签、通过流程管控自动更新领取人及样品状态等信息。

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(样品管理台账)

2、样品标签管理:

登记时自动生成样品编号,批量打印样品标签贴在样品上,方便样品管理。

总结

泛微OA协助检测行业客户,建立一整套涵盖业务开拓与办理、项目检测与任务跟踪、报告拟定与批示、采购管理、行政管理、人力资源管理、财务管理以及安全生产等业务场景与应用的协同办公管理平台,全方位提升内部管理水平。